Être productif en open space

Ça y est, c’est la rentrée et vous avez hâte de tester avec vos employés le nouvel espace de travail que vous avez imaginé pour rendre leur quotidien plus vivant et plus convivial. Finies les cloisons, place aux grands espaces et à une communication facilitée. Oui, vous avez opté pour le si populaire open space. Vous n’attendez qu’une chose : voir comment ce changement sera accueilli par vos équipes.

Vous espérez que cela puisse booster la créativité de vos salariés et que ça renforcera leur capacité à travailler en équipe. Pourtant, vous savez très bien ce que l’on dit sur les espaces de travail collectif. La productivité a des chances de s’évaporer, car qui dit open space, dit bruit constant, et qui dit bruit constant, dit forcément plus de fatigue et moins de concentration. Cependant, pas d’inquiétude, car l’open space a de nombreuses qualités et il est tout à fait possible de pouvoir conserver la productivité de vos salariés. 

L’open space, c’est quoi?

L’open space signifie littéralement “plateau ouvert”. Ce concept nous vient tout droit des Etats-Unis et connaît un certain succès en Europe depuis les années 80. C’est un aménagement professionnel au sein duquel tous les salariés sont installés dans un même espace sans aucun mur entre leurs bureaux. L’objectif étant de favoriser les contacts entre tous les membres d’une équipe et de rendre le travail plus collectif. Dans certains open space, il est possible de trouver des dispositifs anti-bruits : des petites cloisons qui permettent aux employés d’avoir un peu d’intimité et de calme dans ce grand espace commun. 

Chacun des travailleurs a son propre espace attitré, son propre bureau au sein duquel il peut travailler quotidiennement. En France, 18% des actifs travaillent en open space. Notre pays est encore un peu timide face à cette nouvelle façon d’appréhender les espaces de travail . Dans certains autres pays d’Europe comme par exemple en Angleterre et en Espagne, on peut aller jusqu’à 73% de personnes travaillant en open space. Initialement, ce concept a été imaginé comme un endroit spacieux, favorable à la circulation des salariés d’un endroit à l’autre. Sa mise en place a aussi pour but de créer un espace convivial qui serait bien disposé à faire prospérer la créativité et le travail d’équipe. Mais alors, qu’en est-il vraiment?

L’open space, pourquoi?

L’open space vous permet d’obtenir plusieurs avantages intéressants. Un espace décloisonné optimise au maximum la superficie de vos bureaux. Sans mur et petite salle pour chacun de vos employés, vous aérez complètement l’espace et gagnez beaucoup en superficie. Il y a aussi un avantage économique non négligeable. En effet, plus vous avez de place, plus vous pouvez accueillir de monde au sein de votre entreprise ce qui réduit considérablement les coûts financiers. Les points positifs au niveau de la qualité de travail sont aussi nombreux :

  • Recourir à l’open space, c’est favoriser davantage la communication entre vos salariés. Le fait qu’ils n’aient pas essentiellement besoin de se déplacer d’un bureau à l’autre pour obtenir des informations sur un projet et qu’ils n’aient qu’à tourner la tête pour interpeller leurs collègues permet de gagner en réactivité et en rapidité. 
  • Les informations circulent beaucoup plus facilement ce qui alimente l’entraide et la bonne ambiance. Oui, il est important que vos salariés puissent travailler dans un espace au sein duquel ils se sentent bien. La convivialité ainsi que la liberté de communication peuvent y contribuer.
  • Réunir tous les bureaux dans un même espace, c’est renforcer l’efficacité du travail d’équipe. La créativité et l’harmonie sont d’autant plus remarquables lorsque vos employés peuvent discuter sur un projet librement et facilement. De ce fait, le travail d’équipe est beaucoup plus facile à réaliser.

Cependant, l’open space est un concept assez controversé. Si vous en êtes adepte ou si vous vous penchez sur la question pour en être, vous devez savoir qu’il n’est pas toujours facile de conserver la productivité de vos équipes. Supprimer les cloisons, c’est aussi expérimenter un espace commun de brouhaha constant. Les conversations entre salariés, les appels téléphoniques, les bruits de claviers d’ordinateurs… 

Lorsque ces sons sont émis en coeur, cela peut rapidement venir perturber le travail de chacun. En effet, dans un espace bruyant, il faut redoubler d’effort pour pouvoir se concentrer suffisamment. De plus, les personnes travaillant en open space font souvent part de leur manque d’intimité et de leur impression de ne pas être à l’abris de potentiels regards curieux de leurs collègues et de leurs supérieurs.

En effet, être dans le même espace que son boss peut ajouter un stress supplémentaire à vos employés. Lorsque nous sommes stressés, nous ne sommes pas toujours à même de réaliser un travail de bonne qualité. 

Bon alors, oui l’open space ne présente pas que des avantages. Mais si vous avez décidé de l’adopter pour ses nombreuses qualités, sachez qu’il existe des méthodes d’aménagements qui permettent de conserver la productivité de vos équipes.

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Un aménagement Feng-Shui pour des équipes plus productives

Connaissez vous le Feng-Shui ? Le Feng-Shui est un art millénaire chinois qui consiste à aménager un espace intérieur de façon à ce que les énergies positives puissent circuler librement. Cela permet d’harmoniser les vibrations et de favoriser de nombreux aspects de notre vie comme le bien-être, la sérénité, la concentration, la prospérité… 

Généralement, l’art du Feng-Shui est utilisé pour équilibrer les énergies de l’intérieur dans lequel nous vivons. Cependant, quelques concepts Feng-Shui peuvent être assez pratiques pour agencer votre espace de travail en mode positive et zen attitude. Parce que la sérénité et le calme sont deux atouts importants pour que nous puissions être au top de notre créativité, on se penche sur quelques conseils qui pourront peut être vous être utiles. 

  • Dans un premier temps, vous pouvez essayer d’espacer au maximum les bureaux les uns des autres. Cela permettra à votre personnel de circuler plus facilement et donnera une dimension plus aérée à votre espace de travail. Il est important que vos employés se sentent bien dans un espace dans lequel ils peuvent respirer. 
  • Aussi, le choix du mobilier et de la décoration ont une grande importance. Vous pouvez opter pour une déco d’ambiance apaisante en privilégiant des couleurs comme le vert, qui est synonyme de croissance, le jaune qui représente l’inspiration, l’énergie et la vitalité ainsi que des touches de blancs pour rappeler le travail et la ténacité. Le choix des couleurs est important, et il est essentiel de les utiliser avec parcimonie. Des petites touches par-ci par-là, en optant pour la version pastel de ces couleurs qui atténuera leur impact pour les utiliser à juste dose. 
  • Chacun de vos employés peut avoir dans son espace une petite plante qui permettra à l’énergie de se renouveler et qui pourra apaiser ses moments de rush. La présence de végétaux peut jouer sur notre état d’esprit et sur notre positivité. 
  • Ensuite, la lumière. La lumière est un élément très important puisqu’elle permet de faire rayonner votre espace et de l’aérer encore plus. Par exemple, vous pouvez opter pour des ampoules à variations de lumière pour que vos employés puissent réguler la puissance en fonction du moment de la journée.

Les petites touches Feng-Shui permettent de pouvoir accueillir la positivité au sein d’un espace ainsi que l’harmonie des énergies dans vos locaux. Cela peut être un atout indispensable pour la productivité de vos équipes et aussi pour leur bien-être. Nous passons le plus clair de notre journée au travail, alors autant de se sentir un peu comme à la maison 🙂

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Quelques petits conseils pratiques pour un open space au top

Il existe encore quelques astuces supplémentaires qui peuvent s’avérer utiles. Pour que vos employés se sentent bien dans ce nouvel espace, il est important de miser sur le bien-être de chacun.

  • Dans un premier temps il pourrait être intéressant de bien préparer vos équipes à ce nouvel aménagement. Par exemple, vous pouvez mettre en place ce nouveau concept petit à petit en mettant à l’honneur le dialogue. Comment vos employés perçoivent cette nouvelle idée ? Comment organiser l’open space de façon à ce que tout le monde puisse en tirer un avantage ? En apportant tous un avis sur la question, il sera alors beaucoup plus simple de mettre en place un lieu de partage adapté aux besoins de votre équipe et de votre entreprise.
  • Aussi, en terme de management, il peut être profitable pour tous de se pencher sur des méthodes de développement personnel pour les entreprises. C’est un avantage conséquent pour vous et pour vos employés car cela permet de développer les performances de chacun, le calme, la productivité, la cohésion et le bien-être général. Alors, pourquoi ne pas opter pour des petites séances de coaching en groupe ? On vous laisse réfléchir à la question. 😉
  • Il est essentiel que tout le monde puisse travailler dans les meilleures conditions, c’est à dire dans un lieu sain. Un lieu où tous le monde se sent bien et est suffisamment à l’aise. C’est pour cette raison que vous pouvez mettre en place quelques aménagements supplémentaires. Vous pouvez conserver quelques espaces indépendants pour une salle de réunion et une zone calme au sein de laquelle vos employés pourront venir se relaxer à l’écart du bruit. La zone calme est vraiment un outil essentiel au bien-être de tous. Elle permet à ceux qui en ressentent le besoin de venir s’écarter de la mouvance générale pour souffler un moment, recharger les batteries et revenir travailler dans un état d’esprit détendu.
  • Il peut aussi s’avérer efficace de mettre en place quelques règles communes pour le bon fonctionnement du groupe. Comme parler doucement et s’isoler pour de longues discussions ou des appels téléphoniques personnels ou encore le mode silencieux sur les téléphones. Vous pouvez aussi distribuer à vos équipes des boules quies si nécessaire. 
  • Pour se sentir serein et minimiser au maximum le stress, vous pouvez revoir l’agencement des chaises et des écrans d’ordinateurs pour que vos employés ne se sentent pas observés. Vous pouvez même contrebalancer cet aspect avec une idée plus positive, une idée qui veut dire “ mon bureau vous est toujours ouvert “. Cela marque le fait que l’open space n’a pas été mit en place pour les gêner mais bien au contraire, pour pouvoir venir en aide à vos équipes et répondre à leurs question avec plus de facilité. 

Oui, la productivité peut totalement exister dans un espace de travail collectif. Le tout, c’est d’avoir en tête quelques astuces pour que tout le monde se sentent bien! On espère que cet article vous aura permis d’en savoir plus à propos de ce concept et qu’il vous aura donné quelques idées pour un open space positif et productif. 

Si vous envisagez ou si vous avez déjà mis en place un Open Space, n’hésitez pas à nous partager votre expérience ! 🙂