La crise du coronavirus et les confinements qui en ont résulté vous ont imposé le télétravail sans préavis. Et pour la majorité des responsables des ressources humaines, cette organisation, jusque là inconnue, n’a pas été et n’est pas sans heurts. Mais cela a eu du bon, car, lors du premier confinement, de nombreux salariés ont particulièrement apprécié de travailler de chez eux. À l’heure actuelle, nous devons faire face à un nouveau confinement à durée, semble-t-il indéterminée, les ressources humaines doivent de nouveau gérer le télétravail de tous les collaborateurs et faire face à de nouveaux défis. Relèverez-vous le challenge ?

1. Encadrer le télétravail

Pour assurer la meilleure organisation possible des différents salariés en télétravail, vous n’avez pas le choix : vous devez définir des règles très précises. Cela permettra d’encadrer cette nouvelle organisation. 

Cela se joue à plusieurs niveaux : 

• Au niveau individuel : chaque collaborateur se verra remettre un avenant au contrat de travail. Celui-ci indiquera le nombre de jours par semaine travaillé à l’extérieur de l’entreprise, les frais pris en charge, etc.
• Au niveau collectif : un discours clair est indispensable pour justifier le choix du télétravail auprès de l’ensemble des employés, notamment ceux qui ne peuvent pas en bénéficier. Même si cela n’évitera pas entièrement les jalousies et les conflits, la communication et la transparence pourront les atténuer.

2. Rappeler les droits et obligations du salarié en télétravail

Même si la confiance est de mise, travailler de chez soi n’est pas synonyme de totale liberté et le salarié doit bien s’en souvenir. Gérer les collaborateurs en télétravail passe donc par un rappel de leurs obligations, mais également de leurs droits. 

Ainsi, le personnel en télétravail doit : 

• Respecter les horaires et les temps de pause établis dans son avenant au contrat de travail ;
• Rester joignable durant ces heures ; 
• Mener à bien les missions qui lui sont attribuées.

En bref, la direction et son N+1 attendent la même chose de lui que lorsqu’il travaille sur site. 

Bien entendu, les employés en télétravail bénéficient des mêmes droits que ceux qui sont sur place : mutuelle d’entreprise, congés payés, droit à la formation, rémunération des heures supplémentaires, etc.

En cas de doute ou de difficulté, le collaborateur doit savoir à qui s’adresser. Travailler de son domicile ne doit en aucun cas être ressenti comme un abandon. Au contraire, une communication maximale est cruciale.

3. Équiper les salariés

Pour que le télétravail des salariés se déroule au mieux, encore faut-il qu’ils soient correctement équipés. Cela passe bien évidemment par le matériel informatique adapté à leurs besoins et une connexion Internet stable et suffisamment puissante pour travailler efficacement.

Mais ce n’est pas tout. Tout le monde n’a pas la même aisance face à l’informatique et les outils collaboratifs. Aussi est-il indispensable de s’assurer que chacun a les compétences nécessaires pour effectuer leurs tâches depuis leur domicile. Une formation ou une mise à niveau peut être utile.

Enfin, quelques conseils pratico-pratiques peuvent également être les bienvenus. Travailler à la maison n’est pas inné. Accompagnez vos collaborateurs en leur donnant quelques astuces sur l’organisation au quotidien, l’aménagement de leur bureau et l’importance de faire un sas de décompression après le travail. 

Vous pouvez retrouver tous ces conseils dans notre Zen-book thématique Bien-vivre le télétravail.

4. Tester le dispositif

Que ce soit en raison de leur poste ou de leur caractère, tous les salariés ne sont pas faits pour le télétravail. C’est pourquoi il est important d’identifier correctement les personnes qui en seront capables et qui resteront productives. Une période de test est indispensable, à la fois pour le collaborateur (afin qu’il mesure tout ce que le télétravail implique au quotidien) que pour la direction (afin qu’elle vérifie que les tâches sont bien exécutées). 

Par ailleurs, mieux vaut prévoir une certaine durée avant laquelle les nouveaux employés ne pourront pas faire une demande de télétravail. En effet, être sur site permet de s’intégrer dans une structure, de s’imprégner de sa culture et de son fonctionnement tout en montant en compétences. Cette sorte de période test offre enfin une meilleure connaissance du profil du collaborateur et sa capacité (ou non) à travailler à distance.

5. Assurer le droit à la déconnexion

Depuis l’avènement des smartphones et des outils collaboratifs type Slack, les salariés peuvent être joignables à tout moment par leur employeur. Établir une limite nette entre la vie professionnelle et la vie privée n’est pas seulement essentiel pour réduire les risques de burn-out, mais obligatoire d’un point de vue légal depuis la loi El Kohmri avec le droit à la déconnexion.

Or, le télétravail peut engendrer un grand flou en la matière. Il est donc indispensable d’assurer ce droit légitime en rappelant à l’employé que les soirs, week-ends et congés, ils peuvent rester indisponibles sans peur d’être sanctionnés ou licenciés. D’où l’importance d’éditer dès le début un avenant clair et encadré au niveau des horaires.

6. Accompagner les managers

Le télétravail entraîne un véritable bouleversement du management. Ici, ce qui compte avant tout, ce n’est plus le process, mais l’atteinte du résultat. Le management par objectif peut être très différent de celui établi actuellement dans votre structure, il faudra donc aux managers une bonne dose d’adaptation dans la gestion de leurs équipes pour que tout fonctionne. Et en tant que responsable RH, vous devez faciliter ces changements de méthodologie.

Faire appel à un coach peut être très intéressant pour mieux appréhender toutes ces nouveautés. Avec les forfaits ACCESS mis en place par Zen-people, vos collaborateurs peuvent bénéficier d’un suivi de 20 ou 45 minutes quand ils en ressentent le besoin (de 6 h à minuit, 7 jours sur 7). Des coachs spécialisés et certifiés, ainsi que des sophrologues, des psychologues et des hypnothérapeutes sont là pour accompagner et faire évoluer les managers, mais aussi les cadres de votre entreprise.

Nous avons même créé un pass thématique Bien vivre le télétravail qui comprend 4 rendez-vous de 45 minutes et des contenus thématiques. Avez-vous pensé à l’offrir à vos collaborateurs ?

7. Préserver l’esprit d’équipe

Il s’agit du dernier défi que vous devrez relever en tant que RH. Avec le télétravail, il est beaucoup plus difficile de préserver l’esprit d’équipe. Leur absence des locaux peut même entraîner un certain sentiment pesant de solitude qu’il faut à tout prix éviter.

Par conséquent, maintenir le contact avec les salariés en télétravail est indispensable. Cela peut se faire de plusieurs manières (quand c’est possible!) :

• Communication quotidienne par des outils collaboratifs ;
• Journées hebdomadaires ou mensuelles sur site ;
• Réunions en présentiel ;
• Événements internes, team-building, séminaires…

En 2025, la jeune génération représentera 75 % de la population active. Et pour cette dernière, la possibilité de télétravailler est un puissant argument. Aussi commencez dès à présent à relever tous les défis inhérents à ce nouveau mode d’organisation pour être prêt à les accueillir demain.